Письмо просьба о не поставке товара

Письмо-просьба: Образец составления и виды

Письмо просьба о не поставке товара

В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.

Скачать образец в формате word (doc)

Образец письма и инструкция по оформлению

Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:

  1. Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
  2. Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
  3. Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.

Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.

Готовый образец можно использовать на примере такого.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.

Требования: 5 практических советов

Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:

  1. Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
  2. К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
  3. Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
  4. В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
  5. Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.

СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.

Разновидности

В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.

О выделении денежных средств

Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.

При составлении можно взять за основу такой образец.

От НКО «Радуга»

Депутату Законодательного Собрания

г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.

Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.

Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2017 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.

По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.

С уважением, Cветозаров В.К.

О поставке товара

Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.

Генеральному директору ООО «…»

Некрасову Н.К.

От директора компании ООО «…»

Елизарова В.М.

Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.

Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

Наши контактные данные:

С уважением, Елизаров В.М.

О предоставлении скидки

В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:

  • если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
  • если приобретается сразу большое количество товара.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.

Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.

В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2018 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.

С уважением, Александров К.Н.

О снижении арендной платы

В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2016 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.

В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%.

Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора.

Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.

С уважением, Александров К.Н.

Об отсрочке платежа

В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.

Директору ООО «Грузодар»

Вакулову Н.Ю.

От директора ООО «Параболия»

Аксакова Т.Г.

Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2017 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).

От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением, Аксаков Т.Г.

Просьба оплатить за другую компанию

Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.

ИП Благодарову А.К.

от ИП Инина А.А.

Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.

С уважением, Инин А.А.

О содействии в решении вопроса

Наконец, если требуется решить какой-то конкретный вопрос, можно написать такой текст:

ИП Никанорову В.Р.

От директора ООО «Добрые решения»

Абдуловой В.Н.

Уважаемый Владимир Романович, я возглавляю благотворительную организацию, которая занимается проведением новогодних праздников для детей из малоимущих семей. Как нам стало известно из открытых источников, вы реализуете кондитерскую продукцию. Мы просим Вас организовать поставку новогодних подарков в количестве 1000 штук для проведения 20 мероприятий.

Со своей стороны гарантируем выразить вам письменную и устную благодарность и оставить положительные отзывы во всех организациях, по Вашему пожеланию.

С уважением, Абдулова В.М.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-pismo-prosbu/

Пример письма о поставке товара в жаркий период

Письмо просьба о не поставке товара

Область применения Цель 1. Настоящие Общие условия относятся к купле-продажи картофеля – посадочного или семенного , продовольственного раннего и других сортов и картофеля, предназначенного для переработки с последующим использованием в пищу,- поступающего в международную торговлю. Необязательный характер 2.

Эти Общие условия носят необязательный характер и применяются лишь в том случае, если стороны, которые желают к ним прибегнуть для регулирования своих договорных отношений, договорились об этом при условии возможного их изменения на основе конкретного письменного соглашения. Условия купли-продажи 3.

Настоящие Общие условия относятся к контрактам на твердую продажу см.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Письмо о готовности товара к отгрузке
  • Гарантийное письмо
  • Гарантийное письмо об оплате — образец
  • Образец письма-просьбы
  • Коммерческое предложение на поставку товара. Как правильно составить
  • Как правильно составить коммерческое предложение о сотрудничестве — инструкция, примеры
  • Общие условия купли-продажи картофеля

Полезное Как составить гарантийное письмо — образец и бланк оформления Гарантийное или деловое письмо – не простой документ, это – подтверждение выполнения каких-либо действий и даже соблюдения поставленных условий. В нем можно зафиксировать срок выполнения работ, гарантию качества предоставляемой услуги, факт оплаты труда или денежной выплаты.

Письмо о готовности товара к отгрузке

К записи комментариев Рузик 18 12 Добрый день! Мне нужна Ваша помощь, не знаю как составить письмо в банк о предоставлении банковской гарантии, спасибо admin 22 12 Здравствуйте! Слишком мало информации для составления текста подобного письма. Ерлан 26 12 Здравствуйте!

Помогите пожалуйста составить письмо руководству для получения справки с места работы. Заранее спасибо! Для получения справки с места работы достаточно обратиться в кадровую службу организации, можно устно. Помогите мне пожалуйста, составить письмо в Консульство Латвии.

Я написала заявление о смени фамилии в районный ЗАГС. Я родилась в Латвии, сейчас живу в Украине, поменять фамилию можно только через ЗАГС и только с подтверждением моего свидетельства о рождении. ЗАГС дал запрос, но я его уже жду второй месяц.

Хочу написать, просьбу , ответить мне на мой вопрос, почему так долго? Помогите правильно сформулировать. Стандартный срок исполнения запросов — 1 месяц. К этому следует прибавить срок направления запроса из консульства в районный ЗАГС и обратно, плюс пересылка на Ваш адрес.

Думаю, Вам следует подождать ответа. Имя 21 01 Здравствуйте! Я являюсь арендатором одного из небольшой по площади помещений в здании принадлежащем хозяину сетевого магазина. Помогите пожалуйста составить письмо в адрес директора сетевой фирмы о том, чтобы провели ремонтно-строительные работы на их средства.

Как бы написать так, чтобы было положительное решение. Наверное, надо обосновать необходимость ремонта, например: Юля 21 01 Здравствуйте!

Помогите пожалуйста составить письмо на имя головы сельского совета о том, чтобы провели ремонтные роботы дорог по улице; латание дорог, почистить дорогу от нанесеной земли на обочинах. Можно написать: Так и напишите: Екатерина 22 01 здравствуйте! Пациенты Центра нуждаются в предметах обихода, постельном белье и пр.

Помощь принимается по адресу…. Надия 22 01 Здравствуйте! Помогите мне, пожалуйста, составить письмо-запрос об информации на учащегося в ВУЗе — г.

На чьё имя и какую информацию приложить кроме личных данных. Заранее спасибо. В запросе указываются ФИО и период обучения. Рузалия 04 02 Здравствуйте! Мы открыли ООО, адрес и названия организации остается тот же.

Очевидно, в связи с регистрацией ООО у вас изменилось не только название, но и другие реквизиты, поэтому направьте своим поставщикам карту партнера с сопроводительным письмом: Жанна 05 02 Здравствуйте подскажите пожалуйста как написать письмо-просьбу в РЭК, чтоб они выдали нашей организации копии либо дубликаты документов на прибор учета счетчика, так как у нас они утеряны admin 08 02 Здравствуйте!

Екатерина 11 02 Здравствуйте!! Помогите пож-та написать письмо о не выставлении нашей компании штрафов за просрочку сроков выполнения работ admin 12 02 Здравствуйте! Наталья 13 02 Здравствуйте. В настоящее время большинство детей добираются до школы пешком, а это более 3 км… и т.

Айка 18 02 Здравствуйте! Помогите грамотно составить Ара 20 02 Здравствуйте! Наша организация существует с года, у нас в здании дорогостоящая оргтехника и аппаратура, по этой причине все окна зданий были вставлены глухие решетки.

Нашей организацией были затрачены материальные средства, на то чтобы срезать решетки и вставит замок на данные решетки. В г. На данный момент хотим выйти письмом в ДЧС, чтобы последние дали разъяснения по поводу данной ситуации, а также по поводу дорогостоящей техники, стоит ли снимать решетки в ообщем.

Как можно грамотно составить письмо и в содержании письма были все мысли, которые я вам пояснил. Ваша проблема ясна, но не совсем понятно, каких разъяснений Вы хотите от МЧС. Комментариев к Федеральному закону? Возможности возмещения материальных затрат? Шаттык 06 03 всем привет. Напишите так: Андрей 13 03 Здравствуйте!

Подскажите как составить письмо или запрос в паспортный стол о том, что когда-то там проживал был прописан с такого то по такое то и там за мной не числится никакой недвижимости. Справка нужна для приватизации. Заранее премного благодарен. Паспортный стол выдает справки о прописке выписке по заявлению установленной формы.

Данные о недвижимости, находящейся в собственности граждан, выдает управление Росреестра. Светлана 17 03 Здравствуйте!

Помогите пожалуйста составить текст письма такого характера: Только не понятно, что надо передать. Лилия 19 03 Здравствуйте! Прошу Вас помочь написать письмо в банк с просьбой о партнерстве. Мои покупатели хотят рассрочку Также как узнать все условия? Из Вашего сообщения не понятно содержание письма.

Ерлан 20 03 Добрый день! Так как квартира в новостройке и все никак не сдастся в эксплуатацию. А срок использования жилищной ссуды заканчивается и я не успеваю.

Мне нужно написать, чтобы мне отсрочили еще на полгода. Заранее спасибо admin 22 03 Здравствуйте! Галина 20 03 Здравствуйте! Помогите пожалуйста написать просьбу руководителю организацией с просьбой о возможности увеличения штата сотрудников.

На участке, где я работаю, раньше было 3 сотрудника, а загруженность была маленькая и одного человека сократили.

А после этого прошло уже 2,5 года и объем работы увеличилось почти в 3 раза, в итоге сотрудников 2-е, а зарплата та же и тянуть работу физический труд вдвоем крайне тяжело. Пытаемся донести до директора через своих менеджеров, но им видимо не хочется лишний раз обращаться к нему с просьбой за нас.

И поэтому решили обратиться с письмом. Спасибо admin 22 03 Здравствуйте! На имя руководителя своей организации составляется не письмо, а докладная записка. В Вашем случае можно написать: Хорошо, если к такой записке будет приложен обоснованный расчет.

Агнес 26 03 Доброго времени суток! Нужна помощь в написании письма-просьбы директору телеканала об оказании информационной поддержки предстоящего шахматного турнира. В турнире примут участие гроссмейстеры мирового уровня, что, несомненно, вызовет интерес телезрителей… и т.

Вячеслав 02 04 Добрый вечер! Помогите правильно написать письмо директору школы о приеме в 1-й класс. Мы приписаны к другой школе, но на подготовку ходим в эту, да и качество преподавания здесь лучше. С уважением.

Вам надо обратиться в секретариат директора школы, там должны дать образец подобного заявления. Помогите пожалуйста написать письмо в налоговую о том что, на их требование касающееся деятельности мы не можем предоставить документы, так как у нас с этой орг-ей не было сотрудничества.

Ирина 08 04 Добрый день. Помогите, пожалуйста, написать письмо руководителю о предоставлении доступа в интернет. Письмо направляется в стороннюю организацию, а своему руководителю по данному вопросу надо написать докладную записку, например: Сергей 09 04 Добрый день! Помогите пожалуйста обосновать для головной организации необходимость приобретения новой машины.

У нас старый автопарк, а мы бюджетники. Валерия 22 04 Здравствуйте! Помогите пожалуйста составить письмо в администрацию города о том, что крупные сетевые компании по продаже продуктов питания выводят нас, местных производителей из своего ассортимента, в результате чего мы теряем объемы производства, в следствии чего, город получает меньше налогов от нашего предприятия.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо о задержке поставки товара образец Благодаря работе компрессора на безопасном хладагенте RA сохраняется чистая атмосфера.

Затем читателю стоит ознакомиться с основными принципами обслуживания указанных рефрижераторов с учетом периодичности. Его запрещается использовать в качестве торгового названия лекарственного средства. Чем полезен пустырник женщинам.

Связи рекомендуется регулярно очищать их небольшой щеткой. Механизм действия азитромицина связан с подавлением синтеза белка микробной клетки.

Гарантийное письмо об оплате — образец

Письмо о задержке поставки товара составляется в свободной форме, унифицированных бланков и типовых образцов этого документа не существует.

Однако при составлении деловых писем следует соблюдать ряд правил, гарантирующих впоследствии юридическую грамотность предоставления документации.

Оформление письма Если у организации есть специальные бланки с указанием реквизитов, то всю исходящую документацию лучше составлять на них. Если же таковых нет, то не помешает указать их в заглавии письма.

Решено было добиться этого, создав невероятную шумиху в средствах массовой информации и индустрии в целом посредством размещения серии тщательно продуманных, оказывающих сильное влияние на публику, удачных сообщений в общенациональных СМИ, чтобы заложить фундамент для успеха компании и выпускаемых ею продуктов — первых в своем роде. Необходимо было значительно выгадать на привлекательности для публики новой информации о различиях в игровом поведении мальчиков и девочек и соответственно на актуальности выпуска товаров, разработанных специально для девочек. Реализация Ярмарка игрушек февраль. Начальный выброс информации в СМИ пробуждает интерес к программам для девочек — быстроразвивающемуся в г. Также появляются сообщения о компании Purple Moon, создающей новый вид развлечения для девочек, которая готова к тому, чтобы стать одним из главных игроков на рынке таким же, как Mattel.

К записи комментариев Рузик 18 12 Добрый день!

Мы рассмотрим основные подходы и принципы на наглядных примерах. Также чуть ниже я приведу шаблоны и образцы структуры и текста коммерческого предложения со ссылками, чтобы вы могли их скачать и адаптировать под свои задачи.

Образец письма-просьбы

Пожалуйста, подождите Гарантийное письмо Если вы не уверены в том, что ваш заказчик, исполнитель или покупатель выполнят свои намерения, требуйте от него гарантийное письмо. Что это за документ и в чем его смысл? Письмо, содержащее те или иные гарантии, является одним из видов деловой переписки.

Номенклатура дел высшего образовательного учреждения на год образец Перед публикацией все документы проверяются на достоверность. Трудовой договор на время. Порядок осуществления производственного контроля в области обращения.

Семейное право Заявление о возврате денежных средств за товар. Как правильно составить письмо о возврате денежных средств. Способы урегулирования конфликта В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда необходимо вернуть перечисленные контрагенту деньги.

Причинами могут стать не только ошибка в реквизитах платежного поручения, но и нарушение сроков поставки товара или выполнения работ, несоответствие качества товаров или услуг, расторжение договора, переплата, выявленная по акту сверки, и прочее. Чтобы вернуть деньги, составляется претензионный документ по образцу.

Цель написания письма типа запроса – попросить вернуть сумму, если вы не удовлетворены продуктом.

Как правильно составить коммерческое предложение о сотрудничестве — инструкция, примеры

Договор поставки оборудования на условиях CIF г. Полное наименование организации, предприятия с указанием организационно-правовой формы , учрежденное и действующее по законам Российской Федерации, в лице должность, Ф. Предмет договора 1.

Продавец продал, а Покупатель купил на условиях поставки CIF иностранный порт наименование порта на название моря море согласно интерпретации “Инкотермс ” оборудование и запасные части к нему, именуемые далее “Оборудование”.

Поставка Оборудования осуществляется в количестве, ассортименте и в сроки согласно Приложению N 1 к настоящему договору, которое является его неотъемлемой частью.

Сроки (периоды) поставки товара, выполнения работ, оказания услуг: октябрь АТИ в соответствии с Гарантийным письмом (образец Гарантийного письма . жары, наводнения, террористические акты, военные действия.

Письмо о готовности товара к отгрузке Составить письмо о готовности товара к отгрузке при деловом общении бывает просто необходимо. Для того чтобы не тратить время и силы на то, чтобы самостоятельно его сформулировать, можно скачать образец и бланк этого письма.

Уведомлением о готовности товара к отгрузке может являться счет на предварительную оплату.

Однако в некоторых договорах встречается пункт, согласно которому поставщик обязан составить письмо о готовности товара к отгрузке, для того чтобы покупатель принял какие-либо причитающиеся с него ответные меры.

.

.

.

Источник: https://lr-center.com/finansovoe-pravo/primer-pisma-o-postavke-tovara-v-zharkiy-period.php

Деловые письма

Письмо просьба о не поставке товара

ПИСЬМО-ПРОСЬБА

Письмо-просьба – это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

  • причина обращения
    • В связи с неполучением…
    • Учитывая социальную значимость …
    • Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…
    • Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…
    • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
    • Ввиду задержки получения груза…
    • Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.
  • цель обращения
    • В целях выполнения распоряжения…
    • В целях скорейшего решения вопроса…
    • Для согласования вопросов…
    • В целях обеспечения безопасности прохождения груза…
    • Во избежание конфликтных ситуаций… и т. п.
  • ссылки на основание для обращения
    • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
    • В связи с обращением в наш адрес…
    • На основании устной договоренности…
    • На основании нашего телефонного разговора…
    • Согласно постановлению правительства…
    • Согласно протоколу о взаимных поставках… и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения – человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа (“Прошу…”), от первого лица множественного числа (“Просим…

“), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: “Дирекция просит…”, “Администрация просит…”, “Совет трудового коллектива просит…” и т. п.

), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят…).

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

Прошу… (Просим…) …

Одновременно прошу… (Также просим…)

А также прошу… (А также просим…)

и т. д.

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова “Прошу…

” – тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение.

Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

  • Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой… …об отправке в наш адрес… …о направлении в мой адрес… …о высылке в адрес нашей организации……о предоставлении мне…
  • Просим (прошу) Вас (вас)… …сообщить (нам)……выслать (мне)……срочно представить……немедленно доложить……известить (руководство предприятия) о……проинформировать меня о…
  • Прошу Вашего (вашего) согласия на……отправку в адрес……предоставление нам……ознакомление … с……передачу … следующего оборудования…
  • Просим Вашего (вашего) содействия в… …получении… …скорейшей отправке… …предоставлении дополнительной информации относительно……проведении…
  • Прошу Ваших (ваших) указаний… …на заключение договора о… …на выдачу со склада предприятия … представителю… …на оформление документов о……на пересмотр…
  • Просим Вас не отказать в любезности и … .

Примеры письма-просьбы

Источник: http://doc-style.ru/DP/?id=1.22

Составление и оформление различных видов писем

Письмо просьба о не поставке товара

Письмо-извещение (Прил.2)

Этот вид письма используется организациями, предприятиями или учреждениями для сообщения адресату какой-либо информации, могущей заинтересовать его.

Такой информацией может быть изменение цен, сроков поставки; открытие нового производства, филиала, представительства; производстве нового вида продукции и т.п…

В данной переписке письмо-извещение используется для уведомления фирмы-потенциального покупателя партии компакт-дисков о выходе нового альбома популярной группы.

Письмо-запрос

В деловой переписке этот вид письма используется для получения информации об объекте общих интересов. Такой информацией может быть цена, количество, сроки поставки, качество и другие характеристики товара.

В коммерческой, переписке составленной в этой работе письмо-запрос используется для выяснения фирмой-потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт-дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

Ответ на запрос (Прил.4)

Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса.

В случае, например, если в запросе содержалась просьба выслать конкретное предложение, то как такового ответа на запрос может и не посылаться, а сразу высылаться оферта (которая и будет содержать конкретные данные).

В случае, если в запросе содержалась только просьба прислать образец, то ответом может стать высылка образца с сопроводительным письмом. Наконец, может быть послан и ответ на письмо, содержащий требуемые данные, как и происходит в нашей переписке.

Письмо-напоминание

Если в коммерческой переписке наступает такая ситуация, что ожидаемый ответ одного из партнеров по каким-либо причинам не поступает и невозможно с помощью других средств сообщения получить его, посылается следующий вид коммерческого письма – письмо-напоминание (Прил.5).

и тон письма-напоминания зависит от того, насколько важны для предприятия сведения или действия, задерживающиеся в связи с отсутствием информации от партнера. В зависимости от этих факторов письмо может содержать одну или две части.

Письмо из двух частей включает в себя часть, собственно напоминающую и часть, содержащую меры, которые будут приняты в случае дальнейшего отсутствия вестей от партнера. В том случае, если информация не является важной или если никаких обязательств еще и не было, то вторая часть письма опускается.

В приведенной ниже переписке письмо-напоминание написано без второй части так как обязательств фирмой дано не было и кроме того отправители письма заинтересованы в сохранении партнерских отношений с получателями.

Письмо-просьба

Следующее письмо – это письмо, отправленное в ответ на напоминание, письмо-просьба (Прил.6).

Это конечно, не значит, что на напоминания надо отвечать всегда просьбами – письмо просьба посылается в тех случаях, когда необходимо изложить какую-либо просьбу от лица предприятия или организации.

В данном случае письмо-просьба является как бы дополнением к запросу, то есть в ней содержится просьба прислать дополнительную информацию о товаре и образец. Также там содержится просьба о предоставлении скидки и гарантий поставки .

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. В данной ситуации просьба содержала среди иных сведений и просьбу гарантировать поставку и упомянутые в предшествующих письмах скидки.

Поэтому ответом на письмо-просьбу здесь будет гарантийное письмо (Прил.7) Гарантийное письмо в общем случае содержит подтверждение определенных обещаний или условий и адресуются обычно организации или частному лицу.

В описанной ситуации она содержит подтверждение сроков поставки и скидок.

Письмо-заказ

(Прил.8) – это вид делового письма, содержащий обращение покупателя к продавцу с просьбой поставить определенный товар в определенном количестве, при оговоренных условиях. В нашем случае это обращение к продавцу, содержащее просьбу поставить компакт-диски на ранее оговоренных условиях в количестве 4000 штук.

Ответ на письмо-заказ

Ответом на заказ в общем случае может являться, подтверждение заказа с вытекающей из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ или нечто посредственное с фразами типа “заказ принят к рассмотрению”, “в данный момент заказ не может быть выполнен” и т.п.

Также может быть выслано предложение о замене товара, по каким-либо причинам не высылаемого, другим ему подобным. Но в переписке приведенной в данной работе такого ответа быть не может, так как фирмой-продавцом были даны твердые гарантии относительно сроков и условий поставки.

Сопроводительное письмо

В связи с условиями, гарантированными фирмой-продавцом, диски должны быть высланы в течение трех дней с момента получения заказа. Поэтому компакт-диски высылаются с приложением к ним сопроводительного письма (Прил.10) .

Сопроводительное письмо и составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В принципе, сопроводительные письма оправдывают себя только в том случае, когда они содержат какие-либо дополнительные сведения или разъяснения по поводу присылаемого.

Но в приводимом здесь случае сопроводительное письмо используется в двойном качестве – с одной стороны, это сопровождение партии компакт-дисков, с другой – сопровождение дополнительных каталогов выпущенных и планируемых к выпуску дисков.

В принципе, для каждого из этих случаев в отдельности сопроводительное письмо не требуется, но для их совокупности оно вполне уместно.

Письмо-подтверждение

(Прил.11) служит для подтверждения получения каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случае фирма покупатель посылает это письмо для подтверждения получения товара и отсутствия претензий по качеству.

Оферта

Коммерческое предложение или оферта (Прил.12) посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также может посылаться как ответ на запрос.

Существует два вида оферт: свободная и твердая . Свободная оферта – предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца.

Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенного времени.

Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срок действия оферты и т.д.

Письмо-ответ на оферту

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом (англ. Accept – принять). В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка.

Если покупатель согласен не со всеми пунктами предложения, то он посылает контрпредложение, где излагает свои условия. Если продавец не согласен со всеми ….. до тех пор пока не признают несовместимость предлагаемых условий или не достигнут согласия.

В нашей ситуации фирмой-продавцом присылается предложение партии компакт дисков другого исполнителя, но получает отказ из-за низкой популярности этого исполнителя (Прил.13).

Рекомендательное письмо

Москва 252054 Ул. Гончарова 67, кв. 32

Эдуард Романовский

Рекомендательное письмо для Станислава Березовского
2 июня, 1998 год

Вниманию всех заинтересованных лиц:

Мне представилась благоприятная возможность тесно сотрудничать со Станиславом в течение 6 месяцев его работы в компании ‘Ридан'. Он сидел за соседним столом, и мы совместно работали над несколькими проектами. Мне приятно сообщить, что Станислав проявил себя в коллективе как коммуникабельный, искренний человек и идеальный сотрудник.

Станислав всегда выполнял больше работы, чем ему было поручено при осуществлении наших совместных проектов. Он часто брал на себя инициативу в новых начинаниях и способствовал развитию событий, когда работа продвигалась медленно.

Совместная с ним работа доставляла мне удовольствие, так как вышестоящие лица всегда похвально отзывались о совместно выполненных нами заданиях.

Станислав был в прекрасных отношениях со всеми сотрудниками офиса, и, в свою очередь, все сотрудники хорошо к нему относились.

Я настоятельно рекомендую Станислава на должность, которую он сочтет для себя подходящей. Он – из тех людей, с которыми приятно работать всем.

Эдуард Романовский

Источник: http://files.school-collection.edu.ru/dlrstore/61d0f170-4991-11dc-8314-0800200c9a66/site/2.htm

Врата закона
Добавить комментарий