Приказ о своевременной сдаче документов в бухгалтерию

Документооборот. График документооборота

Приказ о своевременной сдаче документов в бухгалтерию

Документооборот – это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота – это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

• таксировка (расценка) – предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка – подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет.

Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации.

В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения.

Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г.

N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово – экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.

) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Антон Гаген

Информационное Агентство “Финансовый Юрист”

Источник: http://www.financial-lawyer.ru/newsbox/document/165-528027.html

Приказ о графике документооборота – Энциклопедия по экономике

Приказ о своевременной сдаче документов в бухгалтерию
Наличие графика документооборота, утвержденного приказом руководителя организации.
 [c.239]
Утверждено приказом № от 05.02 200 г. График документооборота в организации
 [c.129]

График документооборота предприятия утвержден приказом директора.
 [c.56]

График документооборота объявляется приказом руководителя строительной организации и обязателен к исполнению для всех работников, связанных с учетом. Наблюдение за выполнением графика возлагается на главного (старшего) бухгалтера строительной организации.
 [c.20]

Взаимоотношения централизованной бухгалтерии с обслуживающими предприятиями и организациями регулируются руководством организации, при которой создана централизованная бухгалтерия.

Предприятия обеспечивают правильное и своевременное оформление первичной документации, отражающей хозяйственные операции, доставляют ее в централизованную бухгалтерию в соответствии с графиком документооборота, проводят совместно с учетно-контрольными группами и другими работниками централизованной бухгалтерии инвентаризации и внутрихозяйственный контроль.

Кроме того, предприятия представляют централизованной бухгалтерии необходимые для учета и контроля приказы, договоры, сметы, копии планов, нормативы и другие документы.
 [c.360]

Главный бухгалтер имеет право утверждать графики документооборота для всех подразделений предприятия, организации, а также устанавливать сроки сдачи документов в бухгалтерию предприятия и на вычислительную установку.

Назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц производятся по согласованию с главным бухгалтером.

Договоры и соглашения, заключаемые с поставщиками товарно-материальных ценностей, подрядчиками на выполнение работ, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате, премированию работников должны визироваться главным бухгалтером.
 [c.366]

Порядок организации документооборота. Движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, обработки и до передачи в архив называется документооборотом.

Документооборот регламентируется графиком, который должен быть утвержден в организации. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
 [c.

92]

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
 [c.22]

Дана бухгалтерская, экономическая и юридическая документация фирмы-клиента (например, годовой баланс, отчет о прибылях и убытках, пояснения к ним отчет о движении капитала, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительная записка, конъюнктурный обзор, производственная программа, приказы, хозяйственные договоры, штатное расписание, график документооборота, аудиторское заключение за предыдущий год и др.).
 [c.109]

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя.
 [c.55]

Пример приказа и графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении 4 (стр. 265).
 [c.55]

Приказом утверждается график документооборота (Приложение 4 на стр. 265). Этот приказ мы уже обсуждали на стр. 55, так что будем надеяться, что он Вами уже подписан.
 [c.86]

Утвердить график документооборота согласно приложению к настоящему приказу.
 [c.265]

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота, Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.
 [c.47]

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса.

Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров и др.

), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности.

График утверждается и вводится в действие приказом руководителя с тем, чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и связанных с учетом других работников. Обратим внимание на то, что график документооборота и приказ об утверждении графика документооборота — это два различных документа.
 [c.27]

Учетная политика предприятия подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказом, распоряжением, внутренними правилами, инструкциями, положениями, решениями собрания акционеров и т. п.).

Отдельные вопросы организации бухгалтерского учета отражаются в графике документооборота, должностных инструкциях, проектах автоматизированного ведения учета и др. В приказе по учетной политике должно быть отражено все, что, по мнению руководства, требует регламентации или однозначности.

Приказ представляет собой Стандарт предприятия (нормативный документ) по бухгалтерскому учету, регламентирующий методологию и организацию не только бухгалтерского учета, но и связан-
 [c.33]

Следует отметить, что во многих организациях ограничиваются разработкой приказа по учетной политике.

Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов).

Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом О бухгалтерском учете и другими нормативными документами.
 [c.37]

Определить график документооборота первичных учетных документов согласно приложению к настоящему приказу.
 [c.45]

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
 [c.44]

Документооборот регламентируется графиком. График документооборота представляет собой схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов.

В графике документооборота определяются подразделения организации и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.
 [c.77]

Документооборот и его организация. Документооборот — это время движения первичных документов в бухгалтерском учете от момента их создания до сдачи в архив. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) график документооборота.

Благодаря графику документооборота оптимизируется учетная работа, усиливается контрольная функция учета. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением предприятия, а также конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Схема документооборота на предприятиях приведена на рис. 4 (с. 56).
 [c.55]

Решение оформляется в соответствии с требованиями к документообороту фирмы, в виде организационных (Устав, Положение, должностная инструкция т.п.), распорядительных (приказ, распоряжение, указание и т.п.), плановых (планы, программы, графики и т.п.) или отчетных документов.
 [c.22]

Порядок отпуска, график доставки, формы оперативных документов определяются организацией в приказе (распоряжении и т.д.) о документообороте.
 [c.224]

Проверка сохранности и использования товарно-материальных ценностей на предприятии, как правило, начинается со знакомства с работой материального отдела бухгалтерии.

Предметом внимания аудитора являются состав, подчиненность и квалификация учетных кадров перечень используемых нормативных документов наличие графика (схемы) документооборота обоснованность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета наличие схем отражения на счетах хозяйственных операций с материально-производственными запасами используемые методы внутреннего контроля (инвентаризация, документирование, нормативный учет, партионный раскрой и др.) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм соблюдение сроков проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и порядок оформления их результатов. Аудитору следует также убедиться в наличии оформленных договоров с материально ответственными лицами, журналов регистрации приходно-расходных документов, приказов об утверждении состава инвентаризационных комиссий и порядке проведения инвентаризаций.
 [c.114]

Для конкретной организации график документооборота утверждается приказом руководителя организации как лемент учетной политики. Можно составлять график на сновании Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (см. табл. на стр. 1941).
 [c.193]

Источник: https://economy-ru.info/info/151515/

Документы и документооборот в бухгалтерском учете

Приказ о своевременной сдаче документов в бухгалтерию

          Документооборот в бухгалтерском учете представляет собой создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их к учету, обработку и передачу в архив.

          При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности, способствовать выявлению скрытых резервов.

Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования.          Документация должна также обеспечивать тождественность данных аналитического и синтетического учета, способствовать оптимизации налогообложения организации.          

1. Документы в бухгалтерском учете и их классификация

          Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее –  Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности), применимы только бумажные или машинные носители информации.

При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

          Документы бухгалтерского учета составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных, их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

          Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299. Система учетной документации, построенная в соответствии с этим документом, приведена в Приложении 1.

          В целом документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации.

          Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.          Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.     

     Бухгалтерская отчетность согласно Положению по бухгалтерскому учету “Бухгалтерская отчетность организации” ПБУ 4/99, утвержденному приказом Минфина России от 06.07.

1999 N 43н (ПБУ 4/99), представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

          Учетная документация неотделима от организационно-распорядительной документации организации, договоров, которые являются базой для составления бухгалтерских документов или определяют порядок их оформления, подписания и т.д.          

2. Организационно-распорядительная документация

          Бухгалтеру приходится постоянно работать с организационно-распорядительной документацией организации – составлять документы, использовать содержащиеся в них сведения для подготовки и проведения учетных работ, визировать отдельные распорядительные документы.

В рамках своих должностных обязанностей главный бухгалтер выполняет следующие функции:          – осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации;          – формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из структуры и особенностей деятельности организации, необходимости обеспечения ее финансовой устойчивости;          – возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;          – обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности в организации и в ее подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности организации, ее имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;          – организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;          – обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации;     

     – осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам организации, проведением инвентаризаций основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях организации;          – участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат;          – принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и материально-производственных запасов, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;          – участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и материально-производственных запасов, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы, а при отсутствии в организации юридических служб непосредственно осуществляет эту функцию;          – принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости организации;          – осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами;          – ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;          – участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники;          – обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы;     

Источник: http://www.nalvest.ru/nv-books/detail.php?ID=1814

Порядок ведения документооборота –

Приказ о своевременной сдаче документов в бухгалтерию

Бухгалтерский учет – это упорядоченная система обобщения информации о хозяйственной деятельности предприятия, регулируемая Законом Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” (далее – Закон о бухучете).

Бухгалтерский учет базируется на методе целостного и непрерывного документирования всех без исключения хозяйственных операций, осуществленных в процессе деятельности, с момента регистрации предприятия до его ликвидации (п. 1 ст. 8 Закона о бухучете).

Можно выделить следующие направления работы с документами на предприятии:

Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов устанавливается Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).

Движение документов от момента их составления (получения от сторонних лиц) до использования для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив называется документооборотом. Объем документооборота определяется количеством документов.

Таким образом, документооборот можно разделить на следующие фазы:

  • составление документа (получение документа от сторонней организации);
  • проверка документа;
  • обработка документа;
  • хранение документа.

Документооборот на каждом предприятии устанавливаетсяглавным бухгалтером и является обязательным для исполнения всеми работниками предприятия. При отсутствии на предприятии должности главного бухгалтера документооборот устанавливается лицом (юридическим или физическим), имеющим договорные полномочия на ведение бухгалтерского учета предприятия.

Порядок документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций, их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Такой порядок разрабатывает бухгалтерская служба и утверждает руководитель предприятия при определении учетной политики данного предприятия (см. тему Требования к формированию учетной политики на предприятии).

При этом руководитель предприятия с целью упорядочения документальной фиксации хозяйственной деятельности утверждает перечень лиц, которых он наделяет полномочиями относительно выдачи разрешения (подписания первичных документов) на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском (расходом) денежных средств, ТМЦ, нематериальных активов и т. п. Отдельно определяются лица, ответственные за учет бланков строгой отчетности (см. тему Учет бланков строгой отчетности).

Дополнительно отметим, что ответственность за организацию бухгалтерского учетаи обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока (но не менее 3 лет) несет руководитель предприятия или его собственник в соответствии с законодательством и учредительными документами (п. 3 ст. 8 Закона о бухучете). А ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета, а также недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие такие документы (п. 8 ст. 9 Закона о бухучете). На это также обращает внимание Минюст в письме от 23.02.2017 г. № 6508/105-0-2-17/7 (см. тему Ответственность за нарушение порядка оформления первичных документов и их сохранность).

График документооборота

С целью упорядочения движения и своевременного получения первичных документов на предприятии организуется плановый документооборот.

Для этого приказом руководителя предприятия устанавливается график документооборота, где указываются дата создания документов или получения их от других предприятий и учреждений, порядок приема документов для учета, передачи их для обработки, а также сдачи в архив.

Порядок создания и применения графика определяется п. 5 Положения № 88.

График документооборота должен:

  • обеспечивать оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок нахождения документов в подразделении;
  • способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его автоматизации.

График оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники создают, проверяют и обрабатывают документы, которые относятся к сфере их деятельности, согласно установленному графику документооборота. Для этого работнику выдается извлечение из графика, в котором приведена следующая информация, касающаяся непосредственно его работы:

  • перечень документов, которые относятся к его функциональным обязанностям;
  • сроки представления (обработки) документов;
  • подразделения, в которые передаются документы.

Требования о соблюдении графика документооборота является обязательным для исполнения для всех. Контроль за соблюдением графика осуществляется главным бухгалтером.

Обращаем внимание, что полнота и структуризация графика документооборота устанавливаются руководством предприятия по собственному усмотрению, в зависимости от специфики предприятия, поскольку согласно ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете правила документооборота и технология обработки учетной информации предприятием утверждаются самостоятельно.

При принятии решения о создании графика документооборота за основу можно взять форму

Источник: http://avers3.com/49800

Первичные документы для бухгалтерии: как собрать вовремя

Приказ о своевременной сдаче документов в бухгалтерию

Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник Российской Федерации 2 класса.

Первичные документы для бухгалтерии можно собрать с ответственных работников вовремя путем составления локального нормативного акта, а также условиями трудового договора, должностными инструкциями и элементами премирования.

В силу специфики работы бухгалтер постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и контролирующие ведомства (налоговая инспекция, органы статистики, социального страхования и другие).

Большинство отчетов формируется на основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также смежных предприятий и организаций. Главную роль в данном случае играет своевременность поступления документов.

В статье мы рассмотрим, как ее добиться от персонала организации.

Меры обеспечения своевременности поступления первичных документов

Чтобы обеспечить поступление первичных документов в строго установленные сроки, необходимо выполнить ряд простых действий.

Во-первых, следует закрепить порядок передачи документации в бухгалтерию в соответствующем локальном нормативном акте организации.

Такой акт должен строго регламентировать весь документооборот в организации. Нужно прописать механизм внутреннего перемещения первичных документов, сроки их доставки, а также Ф.И.О. и должности работников, ответственных за их сдачу и контролирующих данный процесс.

Локальный нормативный акт должен быть достаточно подробным и доступным для понимания каждым работником.

Следует четко прописать не только порядок и правила сдачи документов, но и те последствия, которые могут ожидать как самого работника, нарушившего установленный порядок, так и организацию в целом (в виде штрафных санкций, пеней, дополнительных проверок со стороны надзорно-контрольных органов).

Во-вторых, в трудовых договорах с работниками, которые по роду своей деятельности обязаны сдавать первичные документы в бухгалтерию, следует зафиксировать необходимость оформления и сдачи последних. При этом конкретный порядок работы с документацией нужно указать в должностной инструкции работника.

В-третьих, для исключения случаев “потерь” документов (работник настаивает на том, что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о времени получения оригинала, а также ставит свои Ф.И.О. и должность. 

Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов

Если порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции, то несоблюдение установленного порядка и сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный проступок. А за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):

– замечание;

– выговор;

– увольнение по соответствующим основаниям.

При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Также должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Следует отметить, что применять к работнику какие-либо штрафные санкции (наказывая его рублем) недопустимо. Система штрафования в виде вычетов из заработной платы работников является нарушением трудового законодательства и строго карается инспекцией труда.

Однако если в организации существует система премирования за определенные результаты работы, то с ее помощью можно приучить нерадивых работников своевременно сдавать в бухгалтерию первичные документы.

Возможность премирования персонала предусмотрена Трудовым кодексом.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).

Принимаемая в организации премиальная система может предполагать выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий. Круг лиц, подлежащий поощрению, показатели, условия, размеры и сроки премирования могут быть установлены в коллективном договоре составной частью положения о премировании. Последнее, как правило, содержит:

– общие положения, в которых определяется круг премируемых за основные результаты хозяйственной деятельности по различным группам персонала (рабочие, конструкторы, технологи, руководители, специалисты, служащие и т.д.) с указанием конкретных задач, на которые нацелено премирование;

– источники, показатели, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных групп персонала или категорий работающих; порядок начисления, утверждения и выплаты премии и другие показатели.

В принятом положении о премировании и должны содержаться условия премирования работников и подразделений, связанных с предоставлением первичной документации в бухгалтерию.

Помните, что трудовое законодательство не предусматривает терминов “лишение премии” и “депремирование” по тем или иным показателям работы.

Поэтому наличие на предприятии четких показателей и условий премирования дает возможность заслуженно премировать работников.

При их невыполнении у работника просто не наступает право на получение премии, и он коллективом подразделения к премированию не представляется или, в зависимости от выполнения других показателей, представляется к премированию в меньших размерах.

Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник Российской Федерации 2 класса

Источник: http://www.hrmaximum.ru/articles/accounts_department/1135/

5.4. График документооборота

Приказ о своевременной сдаче документов в бухгалтерию

Создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, пере­дача в архив называются документооборотом.

Движение пер­вичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подраз­делении организации, а также всеми исполнителями с указани­ем их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерс­ком учете, утвержденному Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Разрабатывает график документооборота, как и учетную по­литику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель орга­низации.

Работники организации создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти первичные документы также должны быть ут­верждены в приложении к учетной политике. .

График должен устанавливать рациональный документообо­рот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа определять минимальный срок его нахождения в подразде­лении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению долж­ностных обязанностей между работниками, укреплению конт­рольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечива­ют своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском уче­те и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика докумен­тооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Це­лесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относя­щиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

составление документа в момент совершения хозяйствен­ной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

проверка принятых документов бухгалтером по форме (про­веряются полнота и правильность оформления, заполнение обя­зательных реквизитов), по содержанию (законность документи­рованных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

обработка документа в бухгалтерии, которая осуществля­ется в три этапа:

таксировка (расценка) — предусматривает перевод нату­ральных и трудовых измерителей в обобщающий денеж­ный измеритель. Например, передан табель рабочего вре­мени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка — подбор документов, однородных по эко­номическому содержанию (приход и расход товарно-ма­териальных ценностей);

контировка — указание в первичном документе коррес­понденции счетов по конкретной хозяйственной опера­ции, вытекающей из содержания документа;

5)         сдача документов в архив на хранение после составления
по ним учетных регистров.

Создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, пере­дача в архив называются документооборотом.

Движение пер­вичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подраз­делении организации, а также всеми исполнителями с указани­ем их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерс­ком учете, утвержденному Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Разрабатывает график документооборота, как и учетную по­литику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель орга­низации.

Работники организации создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти первичные документы также должны быть ут­верждены в приложении к учетной политике. .

График должен устанавливать рациональный документообо­рот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа определять минимальный срок его нахождения в подразде­лении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению долж­ностных обязанностей между работниками, укреплению конт­рольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечива­ют своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском уче­те и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика докумен­тооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Це­лесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относя­щиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

составление документа в момент совершения хозяйствен­ной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

проверка принятых документов бухгалтером по форме (про­веряются полнота и правильность оформления, заполнение обя­зательных реквизитов), по содержанию (законность документи­рованных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

обработка документа в бухгалтерии, которая осуществля­ется в три этапа:

таксировка (расценка) — предусматривает перевод нату­ральных и трудовых измерителей в обобщающий денеж­ный измеритель. Например, передан табель рабочего вре­мени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка — подбор документов, однородных по эко­номическому содержанию (приход и расход товарно-ма­териальных ценностей);

контировка — указание в первичном документе коррес­понденции счетов по конкретной хозяйственной опера­ции, вытекающей из содержания документа;

5)         сдача документов в архив на хранение после составления
по ним учетных регистров.

Источник: http://www.srinest.com/book_1442_chapter_15_5.4._Grafik_dokumentooborota.html

Врата закона
Добавить комментарий