Служебная записка на подотчетные деньги образец 2017

Правила работы с подотчетными деньгами от Юридического бюро «Константа»

Служебная записка на подотчетные деньги образец 2017

Часто сотрудники компаний сдают подотчетные средства и отчитываются по ним уже по истечению срока востребования.

Официально по закону на эту процедуру отведено три рабочих дня после окончания срока по выплате денежных средств или со дня выхода на работу.

Далеко не каждый сотрудник знает, что задержка отчета на несколько месяцев может привести к начислению штрафов и пени по налогам и взносам, поскольку невозвращенные суммы могут быть признаны долгом физического лица.

Можно ли избежать «штрафных санкций», или если же «наказание» неизбежно, можно ли оспорить эти действия в судебных инстанциях и какие доводы в свою пользу могут защитить компанию от доначислений.

Выделяйте деньги не на «кого-то», а на «что-то»

Стоит запомнить, что ни выданные сотруднику на нужды организации деньги, ни приобретенные на них товары, в собственность работника не переходят. Компания вправе требовать возврата неиспользованных сумм.

Чтобы обезопасить себя работодатель должен указывать в приказах или служебных записках «на что» выделены средства сотруднику: на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника. К примеру, директору больше подходит определение суммы «на представительские расходы».

Если со дня, когда работник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, прошло более трех лет, то срок исковой давности считается истекшим.  Компания не вправе заставить физлицо вернуть такой долг даже через суд. До истечения этих нескольких лет подотчетные суммы — долг работника.

  В целях защиты компании, работодатель должен подписать с работниками, которым были выделены средства на нужды компании, акты сверок, соглашения о погашении долга в рассрочку или получить от них письмо с признанием долга. Такие действия прерывают срок исковой давности, и его отчет начинается заново.

Однако, такие соглашения должны быть подписаны во время действия срока возврата подотчетных денег, иначе данные документы не будут иметь силу.

Налоговая проверка, как способ вернуть подотчетные деньги

Сотрудники налоговой службы, которые сейчас администрируют взносы и налог на доходы физических лиц, обязаны руководствоваться положениями Министерства труда России, где указано, что в случае если сотрудник компании задержал авансовый отчет или процедуру возврата финансовых средств более чем на месяц, то деньги становятся его доходом. А доход облагается страховыми взносами и НДФЛ. 

Главное, что необходимо запомнить исходя из логики действий контролеров: «просроченные» подотчетные суммы – это долг работника перед компанией. Работодатель вправе удержать задолженность из зарплаты не позднее одного месяца с момента истекания срока предоставления авансового отчета.

Если компания не удерживает деньги, эта сумма становится выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами.  Помимо доначисления взносов и НДФЛ компании грозят штрафы за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета. НО….

Работодатель может произвести перерасчет взносов, если сотрудник позднее все же отчитается за подотчетные суммы.

Если долг за работником еще числится, то основной аргумент в защиту компании – возможность его взыскать.

Но если компания уже приняла неподтвержденный авансовый отчет и списала задолженность работника, тогда ей стоит доказать реальность затрат: предъявить закупленные товары, результаты работ или услуг.

  А раз компания за них заплатила, то подотчетные суммы нельзя признать доходом физлиц.  Акты сверок докажут погашение долга перед контрагентом, если компания оплатила его через подотчетное лицо. 

Доначисление НДФЛ налоговики оправдывают, ссылаясь на решения Президиума Высшего арбитражного суда (ВАС) РФ. Например, в 2013 году Президиум ВАС РФ в один день принял два решения в пользу контролеров, а инспекторы на местах должны руководствоваться решениями в пользу контролеров.

Если налоговики все же предъявили претензии, то организации стоит попытаться вернуть деньги в ходе проверки.

К примеру, если сумма подотчетных средств велика, заключить с работником письменное соглашение о возврате денежных средств частями в течение длительного времени.

Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода. Нарушение срока подачи авансового отчета – не может стать основанием для доначисления НДФЛ и взносов.

Ошибки в оформление документов – проигранные судебные дела

Без соглашения с работником или письменной расписки трудно доказать, что спорный товар закупил именно «подотчетник», а не поставил контрагент по безналичному расчету. Поэтому по списанным без основания подотчетным суммам суды чаще всего соглашаются с контролерами и признают их доходом физлица.

В качестве примера расскажем о нескольких судебных дел, посвященных возврату подотчетных средств:

Долг временем не красен. В одном из судебных дел компания выдала в подотчет своему директору несколько миллионов. Затем она списала их на основании авансового отчета без документов.

При проверке контролеры доначислили страховые взносы и наложили штраф за нарушение персонифицированного учета. Компания в ответ представила в суд приказ, согласно которому на составление отчета или возврат денег у работника есть два года.

Но поскольку этот документ был представлен лишь в апелляционную инстанцию, суд счел это попыткой уклониться от уплаты доначислений и поддержал проверяющих.

Призрачный «подотчетник». В другом деле суд также признал правоту контролеров, поскольку в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, не было контактной информации о лице, которое их подписало.

В товарных чеках наименование товара было указано в общих фразах, не было даты составления документов, не были заполнены графы «количество», «цена товара», отсутствовала подпись продавца.

Верховный суд РФ признал, что в этом случае подотчетные суммы можно считать доходом работника.

А где миллионы?! Директор компании получил под отчет 4,7 млн рублей, а в подтверждении расходов представил договоры с физлицами. Но они при допросе сообщили, что организация не выделяла ему никаких финансовых средств, кроме зарплаты. При этом товары, указанные в договорах купли-продажи, отсутствуют как в списании, так и в остатках материалов. Суд поддержал доначисления.

В другом деле суд указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение факт сделки. В итоге суд вынес решение, что подотчетные суммы образуют доход физлица.

Еще один пример – работники прикрепляли к авансовому отчету чеки организаций, у которых не было зарегистрированных касс. Вывод: подотчетные деньги контролеры включили в доход физлиц, а суд их поддержал.

Подотчетные деньги – не зарплата!

Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать деньги работникам под отчет, если они еще не отчитались по прежним суммам. Однако многие компании пренебрегают этим запретом.

Регулярный характер выплат делает их похожими на зарплату. Особенно если суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда компания выплачивает работнику пониженную зарплату, а разницу выдает в виде подотчетных средств.

В этом случае фискалы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.

Оформляем подотчетный остаток как займ и получаем прибыль

Популярный способ избежать претензий со стороны работника и налоговой инспекции — оформить договор займа на остаток подотчетных сумм. На практике его применяют, если работник не способен в ближайшее время вернуть подотчетные деньги. Но стоит помнить, что заемные средства при любых обстоятельствах не могут быть признаны доходом физлица.

Если стороны переоформят подотчетный остаток в беспроцентный заем, то у физлица возникнет материальная выгода в виде экономии на процентах. Она облагается НДФЛ в конце каждого месяца. Подобный доход рассчитывается исходя из суммы займа и 2/3 ключевой ставки ЦБ.

Для каждой услуги свой подотчетный срок

Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы работник отчитался по потраченным финансам в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги. Устанавливает этот срок сама компания.

Кроме того, организация вправе согласовать отдельный срок для каждой подотчетной суммы, указывая его в приказе или служебной записке. В этих документах могут быть прописаны разные сроки отчета для каждой из должностей или зафиксировать единый срок для всех.

Также компания вправе установить разные сроки сдачи подотчетных средств для каждой из нужд.

Источник: https://ruconst.com/articles/9847/

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году

Служебная записка на подотчетные деньги образец 2017

В некоторых ситуациях организации необходимо выдать своим сотрудникам наличные деньги под отчет. В каких ситуациях это возможно, и как это делается, вы можете узнать из следующей статьи.

Подотчетные деньги – это наличность, которая выдается работнику компании (подотчетному лицу) на затраты, связанные с осуществлением деятельности предпринимателя или компании.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году может быть осуществлена на следующие цели:

  • На хозяйственные затраты;
  • На приобретение активов;
  • На расходы в командировке;
  • На оплату расчетов по контрактам;
  • На расходы филиалов и подразделений организации, находящихся на общем балансе.

Особенности выдачи наличности

  1. Наличность на расходы в командировке выдается в размере, полагающемся на такие затраты.
  2. Сотрудники, получившие наличность в подотчет, должны отчитываться о расходовании полученных сумм. Они должны сделать это в течение трех дней по истечению срока, на который выдавалась наличность.

    Если средства выдавались на поездку в командировку, не позднее трех дней с момента возвращения из нее. Отчет происходит путем подачи в бухгалтерию специальной авансовой отчетности о потраченных суммах.

  3. Наличность в подотчет может быть выдана только в том случае, если лицо полностью отчиталось по ранее полученным средствам.

  4. Передавать полученные деньги посторонним лицам категорически запрещено.

Приказ о выдаче средств

Управляющим организации должен быть издан приказ, в котором прописывается процедура выдачи и списания денег под отчет. В нем должна содержаться следующая информация:

  • Список сотрудников, которые могут получать подотчетные средства (обязательно указывается должность, фамилия и инициалы работника);
  • Сроки, на которые может выдаваться наличность;
  • Порядок подачи и утверждения авансовой отчетности.

Сотрудники организации, которым управляющий компании дал право получать наличность по отчет, должны быть ознакомлены с данным приказом. Также, они должны будут поставить свою подпись, в подтверждение ознакомления.

Кроме того, с сотрудниками, числящимися в приказе, должен быть заключен контракт о материальной ответственности.

Образец приказа можно найти в статье.

На какой срок выдается наличность

Предприниматель или управляющий организации вправе сам решить, на какой срок выдать деньги. Законодательством данный вопрос не регулируется. Самое главное, чтобы этот срок был указан в заявлении сотрудника, и управляющий был полностью согласен с этим сроком.

Как уже было написано выше, подотчетная наличность должна быть возвращена не позднее, чем по истечению трех дней с момента окончания срока, на который выдавались средства. В случае если в заявлении не указывается, на какой срок сотрудник получает наличность, возвратить их нужно будет в течение трех дней с момента получения.

Если наличность была выдана на длительный период (к примеру, несколько месяцев), сотрудник имеет полное право не возвращать их до окончания назначенного срока. Досрочно их вернуть можно по собственному желанию, или при увольнении.

Документальное оформление выдачи

При выдаче подотчетных средств должны быть оформлены следующие документы:

  1. Служебная записка от инициатора выдачи – в ней должно быть обоснование того, что выдача денег действительно нужна. Также, должен быть прописан исполнитель. Если инициатором выступает управляющий компании, оформлять данную записку нет необходимости.
  2. Приказ руководства о подотчетных сотрудниках – в нем отражается, кому может быть выдана наличность и в каких суммах.
  3. Кассовые ордера по расходу.
  4. Специфические документы (с учетом содержания трудовых поручений). Такими документами могут выступать:
  • Удостоверение работника, направленного в командировку;
  • Рабочее задание;
  • Книга регистрации работников, отправленных в командировки;
  • Доверенности на оплату товаров и работ от лица компании, книги учета таких доверенностей.

Процедура выдачи наличности

Выдача денежных средств под отчет осуществляется в несколько этапов:

  1. Проверка наличия долга по ранее предоставляемым суммам. Стоит узнать, не имеется ли у сотрудника долга по полученным ранее подотчетным деньгам. Если задолженность есть, выдавать деньги нельзя.
  2. Получение заявление.

Сотрудник должен написать заявление на имя директора компании о выдаче ему денег под отчет. Законодательно установленной формы заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Главное, чтобы в тексте было прописано: сумма выдаваемой наличности и срок выдачи.

Управляющий должен проставить на заявлении свою подпись и дату. Выдавать подотчетные средства без данного заявления нельзя.

После того, как заявление было получено и подписано, можно оформлять расходный кассовый ордер. Ордер может оформить:

  • Главный бухгалтер;
  • Бухгалтер или иной должностной сотрудник (в том числе кассир);
  • Управляющий компании (если отсутствует бухгалтер или главный бухгалтер).

Также, бухгалтер или главный бухгалтер должны подписать данный документ. Если ни одного из них нет на рабочем месте, расходник подписывает директор организации.

Подробнее о расходном кассовом ордере читайте в статье.

Кассир обязан проверить полученный расходник. Если он составлен верно, то получатель средств должен предъявить кассиру документ, подтверждающий личность. После этого подотчетные средства могут быть выданы из кассы. Получатель денег и кассир должны поставить на ордере свои подписи.

В кассовой книге необходимо сделать запись о выписанном ордере. При этом записи в кассовой книге необходимо сверять со сведениями из ордеров. Делать это должен или бухгалтер, или главный бухгалтер. Если они отсутствуют – управляющий компании.

Подробнее о кассовой книге читайте в статье.

Авансовый отчет

Подотчетный сотрудник должен отчитаться о полученных средствах. Сделать это нужно в виде авансового отчета. Данный отчет должен быть предоставлен сотрудником управляющему компании в течение трех дней со дня:

  • Истечения срока, на который были выданы деньги;
  • Возвращения из командировки;
  • Выхода на работу (с отпуска или с больничного).

К отчету необходимо приложить бумаги, которые могут подтвердить осуществление расходов. Этими документами могут быть различные чеки. Сдается данная отчетность либо бухгалтеру, либо главному бухгалтеру, а при их отсутствии – директору компании.

Сотрудник, которому был сдан отчет, должно проверить его на:

  • Наличие подтверждающих бумаг;
  • Целевое расходование денег;
  • Правильность оформления самого отчета и подтверждающих бумаг;
  • Соответствие потраченных сумм.

Срок проверки, утверждение отчета и окончательный расчет устанавливает директор организации. После того, как отчет был утвержден, подотчетные средства списываются с баланса организации.

Но не все так просто. Бывают случаи, когда сотрудник потратил больше или меньше денег, чем получил под отчет. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

  1. Потратил меньше. В такой ситуации, для принятия денег обратно, главный бухгалтер должен оформить кассовый ордер по приходу, в котором он должен отразить возвращаемую сумму.
  2. Потратил больше. После того, как авансовая отчетность была утверждена, перерасход возвращается сотруднику по ордеру по приходу. Реквизиты данного ордера должны быть внесены в авансовый отчет.

Образец приходного ордера можно найти в статье.

Также может возникнуть ситуация, когда сотрудник вовремя не отчитался о полученных средствах и не вернул остаток. В таком случае, не возвращенные деньги можно вычесть из его зарплаты. Для этого необходимо:

  • Получить согласие от сотрудника на вычет данной суммы (если он не согласится, можно взыскать деньги путем обращения в суд).
  • Управляющий организации должен издать приказ об удержании. Сделать это нужно в течение месяца со дня истечения срока возврата подотчетных средств. Если данный срок не соблюсти, получить деньги обратно можно будет только через суд.
  • Ознакомить сотрудника с текстом данного приказа.

Следует учитывать, что сумма удержаний должна быть не более двадцати процентов от суммы заработной платы сотрудника. Если размер долга больше, чем данный предел, удержания производятся из нескольких зарплат.

Максимальная сумма подотчета

В соответствии с законодательством, расчеты по одному договору должны составлять не более ста тысяч рублей. Считается, что данное ограничение нельзя превышать. Однако некоторые нюансы все же имеются.

Данное ограничение установлено только на расчеты по договорам между компаниями и предпринимателями. А на расчеты с гражданами, которыми являются работники организации, данный лимит не распространяется. В данные расчеты входят выдача наличности под отчет, выплата заработной платы и социальные выплаты.

Главное, чтобы при расчетах с предпринимателями и компаниями, сотрудники не превышали лимит в сто тысяч рублей.

То есть, руководитель организации может выдавать подотчет любую сумму средств, в пределах финансовых возможностей.

Могут ли кассиры получать подотчетные средства

Подотчетные деньги выдаются из кассы компании. Если касса в организации временно отсутствует, данные суммы можно выдавать кассирам. Однако данное действие обязательно должно быть согласовано с кредитной организацией.

То есть, организация может выдавать кассирам денежные средства на выплату зарплаты работникам при правильном оформлении всех необходимых документов.

Выдача в подотчет в бюджетных компаниях

Выдача наличности в подотчет в бюджетных компаниях полностью совпадает с процедурой выдачи в частных компаниях.

Если средства выдаются на расходы в командировке, их размер определяется или коллективным контрактом, или нормативным актом.

Денежные средства также выдаются только по заявлению работников. Обязательно нужно проверить, отчитался ли сотрудник за прошлые полученные деньги.

Спорные ситуации

  1. Сотруднику нужно срочно получить подотчетные средства, а управляющий компании находится в отпуске – деньги может выдать или финансовый директор или бухгалтер, но только при наличии доверенности.
  2. Директор в устной форме попросил бухгалтера выдать ему деньги – выдавать деньги нельзя, это можно сделать только по письменному заявлению.
  3. Сотруднику необходима сумма более ста тысяч рублей – выдать наличность можно, так как предельный лимит распространяется только на расчеты с предпринимателями и организациями.
  4. Если необходимо приобрести материалы по гражданско-правовому контракту, наличность выдается подрядчику – в данном случае никаких нарушений кассовой дисциплины нет, так как с июня 2016 года сотрудник, работающий по такому договору, считается сотрудником организации.
  5. Бухгалтер настаивает на том, чтобы подотчетный сотрудник подписал договор о материальной ответственности – выдача наличности под отчет не служит основанием для заключения такого договора. Если сотрудником не будут возвращены оставшиеся средства, их можно будет удержать из зарплаты работника.

Небольшая памятка бухгалтерам

Бухгалтера всегда должны помнить следующие правила:

  1. Работник должен написать заявление на получение наличности из кассы.
  2. Операция по выдачи средств должна быть оформлена ордером по расходу.
  3. Если средства израсходованы не полностью, они должны быть возвращены обратно в кассу.
  4. Новый аванс нельзя выдать до тех пор, пока сотрудник не отчитался за старый.
  5. Одному подотчетному лицу нельзя выдать более ста тысяч за один раз.
  6. Расходование средств должно быть подтверждено документально (чеками, квитанциями, актами, накладными).
  7. Для того чтобы подтвердить оплату товара, недостаточно одного кассового чека, нужен еще товарный.
  8. Если деньги не были возвращены в установленный срок, их удерживают из зарплаты работника. На суммы подотчетный средств начисляется НДФЛ. Если возникнут спорные ситуации, их необходимо оспаривать через суд.

Подробнее о бухгалтерском учете подотчетных средств читайте в статье.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/vydacha-deneg-v-podotchet-iz-kassy

Деньги под отчет: алгоритм действий

Служебная записка на подотчетные деньги образец 2017

Выдавать работнику деньги в под отчет можно только на основании его письменного заявления руководителю организации. Исключений для руководителя не предусмотрено – он также получает деньги по заявлению. Иначе – штраф. В статье расскажем как действовать бухгалтеру.

Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.

Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее ниже в статье.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания).

Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет

Использование банковских карт

Денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для оплаты административно-хозяйственных расходов также можно перечислять деньги на карту, но в этом случае целесообразно сделать следующее:

  • предусмотреть такую возможность в учетной политике;
  • указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;
  • получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Заявление на выдачу денег в подотчет работникам

Заявление на выдачу подотчетных сумм работник может составить в произвольной форме, где должны быть четыре обязательных реквизита (п. 6.3 Указания 3210-У):

  1. Сумма наличных денег, которые работник просит у руководителя.
  2. Срок, на который нужны деньги.
  3. Подпись руководителя организации.
  4. Дата заявления.

На практике документ на выдачу денег подотчет может называться заявление, служебная записка и даже рапорт – это зависит от внутреннего документооборота организации.

документа может быть следующим: «Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на приобретение картриджа, сроком на три рабочих дня». Срок может выражаться конкретной датой, например, до 13 марта 2017 года.

Расчеты с подотчетными лицами – вебинар поможет разобраться с выдачей денег в подотчет: перечисление на банковские карты, оформление документов, проводки и пр. Ошибки, которые находят налоговые инспекторы при проверке расчетов с подотчетными лицами.

За работником не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Но допускается наличие непогашенной задолженности организации перед работником по ранее произведенным перерасходам. Проще говоря: допускается кредит 71 счета по расчетам с работником, но не допускается дебет.

Заявление на выдачу денег подотчет директору

Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.

Образец собственноручного написания заявления руководителем:

В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
​Заявление

Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары, сроком на три рабочих дня.

10 марта 2017 года Генеральный директор Калинин К.М.

Штраф за выдачу денег в подотчет с нарушением

За работником на дату получения денег не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Иначе штраф за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ):

  • от 4 000 до 5 000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.

Такой же штраф грозит, если деньги выдаются без заявления.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1449

Списание долга подотчного сотрудника

Служебная записка на подотчетные деньги образец 2017

В этом случае возможны два варианта: удержание из зарплаты подотчетника или прощение долга работнику.

Обоснование

Из статьи журнала «Зарплата» № 6, июня 2015

Работник не сдал авансовый отчет вовремя: начислять ли НДФЛ и взносы

Начисление НДФЛ и страховых взносов зависит от того, будет ли работодатель удерживать подотчетные суммы из зарплаты работника или нет.

Ситуация № 1. Из зарплаты работника удерживают задолженность по подотчетным суммам

Если работник не представил вовремя авансовый отчет, подотчетные суммы становятся его задолженностью перед компанией. У руководителя есть право ее удержать* (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Срок для удержания задолженности

Принять решение об удержании задолженности руководитель компании может не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Но при условии, что работник не оспаривает основания и размера удержания.

Размер удержания

Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% выплат, причитающихся работнику (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Если сумма задолженности большая, процесс удержания может растянуться на несколько месяцев.*

Оформление документов для удержания подотчетных сумм

От работника нужно получить письменное согласие на удержание сумм задолженности из его зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Как это сделать, зависит от внутренних правил, установленных в компании.

Вариант 1 — минимум документов. В компании действует положение о расчете с подотчетными лицами, утвержденное приказом директора (образец 2 ниже).

Образец 2 Фрагмент положения о расчетах с подотчетными лицами

В положении закреплен порядок удержания из зарплаты работника задолженности по подотчетным суммам. В нем указано, в какой срок будет удержана задолженность по подотчетным суммам.

Работник знакомится с положением и расписывается в листе ознакомления в графе «Согласен на удержание из зарплаты не возвращенных вовремя подотчетных сумм». Тем самым он выражает согласие на удержание.

Вариант 2 — документов больше. Бухгалтер по каждой сумме составляет служебную записку о том, что работник не представил вовремя авансовый отчет. Получить согласие работника на удержание в этом случае можно следующими способами:

  • – в служебной записке выделить строку для записи работника о согласии (или несогласии) на удержание;
  • – направить работнику отдельное уведомление. В нем выделить строку для записи работника о согласии (или несогласии) на удержание.

Итоговый документ — приказ директора на удержание задолженности по подотчетным суммам из зарплаты работника.

Унифицированной формы приказа нет. Его составляют в произвольной форме

Страховые взносы и НДФЛ

Если работодатель вовремя удержал из зарплаты сотрудника задолженность по подотчетным суммам, не возникает объекта обложения:

Пример 1

Задолженность удержана из зарплаты подотчетника

В ООО «Полет» трудится А.И. Стриж с зарплатой 32 500 руб. Детей у сотрудника нет. В июне 2015 года он получил аванс на хозяйственные расходы в сумме 5400 руб.

Авансовый отчет А.И. Стриж должен был представить в бухгалтерию не позднее 27 июня, но не представил.

29 июня директор подписал приказ об удержании задолженности из зарплаты работника.

Компания применяет общие тарифы страховых взносов. Тариф страховых взносов на случай травматизма — 0,2%. Зарплата за первую половину июня выплачена сотруднику в размере 13 900 руб.

Какую сумму А.И. Стриж получит на руки в зарплату за июнь? Какие проводки сделает бухгалтер?

Решение

Задолженность работника по подотчетным суммам можно удержать из его зарплаты (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Приказ об удержании задолженности директор подписал 29 июня, то есть в пределах одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (заканчивается 27 июля 2015 года).

Рассчитываем максимальную сумму удержания

При выплате зарплаты за июнь с выплат работнику можно удержать не более 5655 руб. {[32 500 руб. – (32 500 руб. ? 13%)] ? 20%}.

Задолженность работника (5400 руб.) не превышает эту сумму, ее можно удержать в полном объеме.

Бухгалтерские проводки

27 июня 2015 года

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

— 5400 руб. — отражена своевременно не возвращенная подотчетная сумма;

29 июня 2015 года

Дебет 70 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— 5400 руб. — отражена подотчетная сумма, подлежащая удержанию из зарплаты на основании приказа директора;

30 июня 2015 года

Дебет 20 Кредит 70

— 32 500 руб. — начислена зарплата за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 4225 руб. (32 500 руб. ? 13%) — начислен НДФЛ с зарплаты за июнь;

Дебет 70 Кредит 51

— 8975 руб. (32 500 руб. – 13 900 руб. – 4225 руб. – 5400 руб.) — перечислена зарплата за вторую половину июня за вычетом зарплаты за первую половину месяца, НДФЛ и удержанной задолженности по подотчетным суммам;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 9815 руб. [32 500 руб. ? (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)] — начислены страховые взносы.

Ситуация № 2. Директор решил не удерживать с работника задолженность по подотчетным суммам

Работодатель может принять решение не удерживать из заработной платы работника подотчетные суммы, по которым он не отчитался.

В этом случае не возвращенные сотрудником подотчетные суммы облагаются:

Пример 2

С работника не удерживают подотчетную сумму

Изменим условие примера 1. В ООО «Полет» трудится А.И. Стриж с зарплатой 32 500 руб. Сотрудник не отчитался до 27 июня 2015 года включительно об использовании подотчетной суммы 5400 руб.

29 июня директор издал приказ не удерживать ее из зарплаты сотрудника.

Зарплата А.И. Стрижа — 32 500 руб. Детей у сотрудника нет. Зарплата за первую половину июня выплачена работнику в размере 13 900 руб.

Компания применяет общие тарифы страховых взносов. Тариф страховых взносов на случай травматизма — 0,2%.

Какую сумму А.И. Стриж получит на руки в зарплату? Какие проводки сделает бухгалтер?

Решение

Бухгалтер сделает следующие проводки:

27 июня 2015 года

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

— 5400 руб. — отражена подотчетная сумма, не возвращенная вовремя;*

29 июня 2015 года

Дебет 91 субсчет 2 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— 5400 руб. — списана на прочие расходы задолженность работника перед компанией на основании приказа директора;*

30 июня 2015 года

Дебет 20 Кредит 70

— 32 500 руб. — начислена зарплата за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 4927 руб. [(32 500 руб. + 5400) ? 13%] — начислен НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51

— 13 673 руб. (32 500 руб. – 13 900 руб. – 4927 руб.) — перечислена зарплата за вторую половину июня за вычетом зарплаты за первую половину июня, НДФЛ;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 9815 руб. [32 500 руб. ? (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)] — начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с заработной платы за июнь;

Дебет 91 субсчет 2 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 1630,8 руб. [5400 руб. ? (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)] — начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с суммы невозвращенного аванса.

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/116498-spisanie-dolga-podotchnogo-sotrudnika

Заявление о выдаче денег под отчет

Служебная записка на подотчетные деньги образец 2017

Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.

Нужно ли писать заявление?

Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для выдачи денег в подотчет с целью осуществления расхода при выполнении деятельности.

Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании.

Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.

Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.

Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.

Именно на основании данного заявления осуществляется оформления расходного кассового ордера (РКО). К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.

Во время сдачи авансового отчета бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.

  Заявление на отгул

Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.

Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.

Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:

  • Сумму;
  • Срок на который она берется;
  • Наличие или отсутствие задолженности;
  • Подпись руководителя.

Образец заявления для сотрудников

При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ — должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника.

Затем посередине страницы идет название – «Заявление о выдаче денег под отчет».

Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество — как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок — тоже цифрами и прописью.

После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.

Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.

Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.

Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.

Образец заявления для директора

Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.

Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.

Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет..» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.

После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.

Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.

Наличными или на карту?

Подотчетные деньгами можно получить не только наличными , но и на банковскую карту. В таком случае в повествовательной части заявления фраза «наличными деньгами» меняется на «путем перечисления на банковскую карту», а чуть ниже указываются ее полные реквизиты. Все остальные пункты документа не изменяются.

Скачать образец заявления выдачу денег под отчет

Скачать образец заявления для сотрудника.

Скачать образец заявления для директора.

Источник: https://ip-on-line.ru/doc/zayavlenie-o-vydache-deneg-pod-otchet.html

Врата закона
Добавить комментарий